Scheda Figura Professionale

Scheda Figura Professionale

Assunzioni per qualifica professionale ISTAT corrispondente Vai alla scheda completa in PDF Classificazione Professioni Istat CP2011

Settore Economico Professionale (SEP)	24 - Area comune
Denominazione	Operatore di segreteria
Classificazione Istat 2011 e collegamento con il sistema informativo Nazionale delle Professioni	3.3.1.1.1 - Segretari amministrativi e tecnici degli affari generali
Descrizione	La figura si occupa di filtrare le comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento; digitare e revisionare i testi di documenti aziendali; trasmettere informazioni o comunicazioni tra vari uffici; realizzare comunicazioni o lettere di convocazione; produrre testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto; gestire un agenda di lavoro, organizzando l’impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi; realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione; realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso; utilizzare le risorse informatiche e gli applicativi per la gestione amministrativa.
Situazione Tipo Lavoro	Questa figura è presente in buona parte delle organizzazioni private o pubbliche, di piccole o di grandi dimensioni e può venire inquadrata nelle strutture con differenti denominazioni in funzione dei livelli di autonomia, responsabilità e qualificazione. Può avere diversi livelli di responsabilità a seconda della natura e della dimensione della struttura all’interno della quale opera. Alcune delle funzioni segretariali sono affidate anche ad altre figure amministrative quali dattilografi, addetti archivio, centralinisti, addetto protocollo, ecc. In altri contesti le funzioni della segretaria possono specializzarsi od ampliarsi, come nel caso della segretaria di direzione o del responsabile di segreteria.
Prerequisiti	Aggiornamento del marzo 2021. Il percorso di IVC è attivabile nel rispetto di eventuali integrazioni normative successive alla presente nota.
Percorsi Formativi	Istruzione tecnica o professionale nel campo amministrativo.
ATECO 2007	82 ATTIVITÀ DI SUPPORTO PER LE FUNZIONI D'UFFICIO E ALTRI SERVIZI DI SUPPORTO ALLE IMPRESE
Livello EQF	4
NUP	3.3.1.1.1 - Segretari amministrativi e tecnici degli affari generali
Conoscenze riferite alla F.P.	Direttive aziendali in materia di comunicazione interna Elementi di amministrazione aziendale Elementi di contabilità aziendale Elementi di economia aziendale Elementi di organizzazione aziendale Metodi di gestione agenda Norme redazionali della corrispondenza d`ufficio Nozioni sui titoli di viaggio Organizzazione del lavoro Principali prodotti di office automation Principi di gestione della posta elettronica Procedure di archiviazione dati Procedure per la prenotazione di servizi di trasporto e soggiorno Tecniche di ricerca informazioni su Internet Tecniche di scheduling

ADA

ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria

Competenze associate alla Figura

Essere in grado di gestire la comunicazione da e verso le funzioni direttive e tra gli uffici (ID=2181)
- Filtrare le comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento - Digitare e revisionare i testi di documenti aziendali - Trasmettere informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti - Realizzare comunicazioni o lettere di convocazione
Conoscenze	Direttive aziendali in materia di comunicazione interna Elementi di organizzazione aziendale Norme redazionali della corrispondenza d`ufficio Principali prodotti di office automation Principi di gestione della posta elettronica Procedure di archiviazione dati
Abilità	Applicare le procedure di comunicazione interna all’azienda Applicare tecniche di comunicazione telefonica Applicare tecniche di pianificazione delle attività Utilizzare software foglio elettronico (Microsoft Excel, Lotus 123 o analoghi) Utilizzare software posta elettronica (Outlook o analoghi) Utilizzare strumentazione a supporto dell’attività d’ufficio (fax, fotocopiatrice) Utilizzare tecniche di digitazione veloce su tastiera PC

Essere in grado di gestire l’agenda e l’organizzazione di incontri e riunioni (ID=1917)
- Organizzare l’agenda e aggiornarla - Individuare le disponibilità - Individuare le urgenze e le priorità - Prendere appuntamenti - Predisporre il materiale per le riunioni - Definire costi per organizzazione di riunioni - Organizzare la logistica e i trasporti - Gestire i rapporti con agenzie di viaggio - Dare assistenza al personale in trasferta
Conoscenze	Elementi di organizzazione aziendale Metodi di gestione agenda Nozioni sui titoli di viaggio Organizzazione del lavoro Principali prodotti di office automation Procedure per la prenotazione di servizi di trasporto e soggiorno Tecniche di scheduling
Abilità	Applicare metodi di gestione agenda Applicare procedure di prenotazione servizi turistici Applicare tecniche di comunicazione telefonica Applicare tecniche di pianificazione delle attività Applicare tecniche di predisposizione mailing-list Applicare tecniche di scheduling Utilizzare sistemi di navigazione internet Utilizzare software foglio elettronico (Microsoft Excel, Lotus 123 o analoghi) Utilizzare software posta elettronica (Outlook o analoghi) Utilizzare strumentazione a supporto dell’attività d’ufficio (fax, fotocopiatrice) Utilizzare strumenti di pianificazione delle attività

Essere in grado di gestire attività d’ufficio (ID=2180)
- Trascrivere documenti, registrazioni audio o sotto dettatura, verificando e correggendo i testi; - Valutare la correttezza di un testo scritto (grammatica e sintassi) e la sua rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti; - Registrare documenti amministrativi; - Archiviare documenti amministrativi e reperirli quando necessario; - Stampare, fotocopiare, scannerizzare documenti; - Inviare e ricevere documenti e/o comunicazioni via fax, e.mail o posta certificata; - Compilare documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture); - Aggiornare schede e tabelle relative a clienti e fornitori; - Portare alla firma documenti o comunicazioni aziendali e procedere all’invio.
Conoscenze	Elementi di amministrazione aziendale Elementi di contabilità aziendale Elementi di economia aziendale Elementi di organizzazione aziendale Norme redazionali della corrispondenza d`ufficio Principali prodotti di office automation Principi di gestione della posta elettronica Procedure di archiviazione dati Tecniche di ricerca informazioni su Internet
Abilità	Applicare procedure di controllo ordini Applicare procedure per la stesura di documenti di acquisto o vendita: ordini, bolle, ricevute, fatture Applicare tecniche di archiviazione dati aziendali Applicare tecniche di predisposizione mailing-list Applicare tecniche di scrittura di testi commerciali Utilizzare applicativi home banking per pagamenti telematici Utilizzare format per stesura lettere di credito Utilizzare masterizzatore Utilizzare sistemi di navigazione internet Utilizzare software elaborazione testi (Word o analoghi) Utilizzare software foglio elettronico (Microsoft Excel, Lotus 123 o analoghi) Utilizzare software gestione amministrativa Utilizzare software posta elettronica (Outlook o analoghi) Utilizzare stampanti professionali Utilizzare strumentazione a supporto dell’attività d’ufficio (fax, fotocopiatrice) Utilizzare tecniche di digitazione veloce su tastiera PC Utilizzare tools per back up