OPERATORE DI SEGRETERIA

Scheda Figura Professionale

Assunzioni per qualifica professionale ISTAT corrispondente    Vai alla scheda completa in PDF    Classificazione Professioni Istat CP2011

Settore Economico Professionale (SEP)24 - Area comune
DenominazioneOperatore di segreteria
Classificazione Istat 2011 e collegamento con il sistema informativo Nazionale delle Professioni3.3.1.1.1 - Segretari amministrativi e tecnici degli affari generali
DescrizioneLa figura si occupa di filtrare le comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento; digitare e revisionare i testi di documenti aziendali; trasmettere informazioni o comunicazioni tra vari uffici; realizzare comunicazioni o lettere di convocazione; produrre testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto; gestire un agenda di lavoro, organizzando l’impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi; realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione; realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso; utilizzare le risorse informatiche e gli applicativi per la gestione amministrativa.
Situazione Tipo LavoroQuesta figura è presente in buona parte delle organizzazioni private o pubbliche, di piccole o di grandi dimensioni e può venire inquadrata nelle strutture con differenti denominazioni in funzione dei livelli di autonomia, responsabilità e qualificazione. Può avere diversi livelli di responsabilità a seconda della natura e della dimensione della struttura all’interno della quale opera. Alcune delle funzioni segretariali sono affidate anche ad altre figure amministrative quali dattilografi, addetti archivio, centralinisti, addetto protocollo, ecc. In altri contesti le funzioni della segretaria possono specializzarsi od ampliarsi, come nel caso della segretaria di direzione o del responsabile di segreteria.
PrerequisitiAggiornamento del marzo 2021. Il percorso di IVC è attivabile nel rispetto di eventuali integrazioni normative successive alla presente nota.
Percorsi FormativiIstruzione tecnica o professionale nel campo amministrativo.
ATECO 200782 ATTIVITÀ DI SUPPORTO PER LE FUNZIONI D'UFFICIO E ALTRI SERVIZI DI SUPPORTO ALLE IMPRESE
Livello EQF4
NUP3.3.1.1.1 - Segretari amministrativi e tecnici degli affari generali
Conoscenze riferite alla F.P.Direttive aziendali in materia di comunicazione interna Elementi di amministrazione aziendale Elementi di contabilità aziendale Elementi di economia aziendale Elementi di organizzazione aziendale Metodi di gestione agenda Norme redazionali della corrispondenza d`ufficio Nozioni sui titoli di viaggio Organizzazione del lavoro Principali prodotti di office automation Principi di gestione della posta elettronica Procedure di archiviazione dati Procedure per la prenotazione di servizi di trasporto e soggiorno Tecniche di ricerca informazioni su Internet Tecniche di scheduling
ADA
ADA.24.01.05 - Cura delle funzioni di segreteria
Competenze associate alla Figura
Essere in grado di gestire la comunicazione da e verso le funzioni direttive e tra gli uffici (ID=2181)
- Filtrare le comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento - Digitare e revisionare i testi di documenti aziendali - Trasmettere informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti - Realizzare comunicazioni o lettere di convocazione
Conoscenze Direttive aziendali in materia di comunicazione interna
Elementi di organizzazione aziendale
Norme redazionali della corrispondenza d`ufficio
Principali prodotti di office automation
Principi di gestione della posta elettronica
Procedure di archiviazione dati
Abilità Applicare le procedure di comunicazione interna all’azienda
Applicare tecniche di comunicazione telefonica
Applicare tecniche di pianificazione delle attività
Utilizzare software foglio elettronico (Microsoft Excel, Lotus 123 o analoghi)
Utilizzare software posta elettronica (Outlook o analoghi)
Utilizzare strumentazione a supporto dell’attività d’ufficio (fax, fotocopiatrice)
Utilizzare tecniche di digitazione veloce su tastiera PC
Essere in grado di gestire l’agenda e l’organizzazione di incontri e riunioni (ID=1917)
- Organizzare l’agenda e aggiornarla - Individuare le disponibilità - Individuare le urgenze e le priorità - Prendere appuntamenti - Predisporre il materiale per le riunioni - Definire costi per organizzazione di riunioni - Organizzare la logistica e i trasporti - Gestire i rapporti con agenzie di viaggio - Dare assistenza al personale in trasferta
Conoscenze Elementi di organizzazione aziendale
Metodi di gestione agenda
Nozioni sui titoli di viaggio
Organizzazione del lavoro
Principali prodotti di office automation
Procedure per la prenotazione di servizi di trasporto e soggiorno
Tecniche di scheduling
Abilità Applicare metodi di gestione agenda
Applicare procedure di prenotazione servizi turistici
Applicare tecniche di comunicazione telefonica
Applicare tecniche di pianificazione delle attività
Applicare tecniche di predisposizione mailing-list
Applicare tecniche di scheduling
Utilizzare sistemi di navigazione internet
Utilizzare software foglio elettronico (Microsoft Excel, Lotus 123 o analoghi)
Utilizzare software posta elettronica (Outlook o analoghi)
Utilizzare strumentazione a supporto dell’attività d’ufficio (fax, fotocopiatrice)
Utilizzare strumenti di pianificazione delle attività
Essere in grado di gestire attività d’ufficio (ID=2180)
- Trascrivere documenti, registrazioni audio o sotto dettatura, verificando e correggendo i testi; - Valutare la correttezza di un testo scritto (grammatica e sintassi) e la sua rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti; - Registrare documenti amministrativi; - Archiviare documenti amministrativi e reperirli quando necessario; - Stampare, fotocopiare, scannerizzare documenti; - Inviare e ricevere documenti e/o comunicazioni via fax, e.mail o posta certificata; - Compilare documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture); - Aggiornare schede e tabelle relative a clienti e fornitori; - Portare alla firma documenti o comunicazioni aziendali e procedere all’invio.
Conoscenze Elementi di amministrazione aziendale
Elementi di contabilità aziendale
Elementi di economia aziendale
Elementi di organizzazione aziendale
Norme redazionali della corrispondenza d`ufficio
Principali prodotti di office automation
Principi di gestione della posta elettronica
Procedure di archiviazione dati
Tecniche di ricerca informazioni su Internet
Abilità Applicare procedure di controllo ordini
Applicare procedure per la stesura di documenti di acquisto o vendita: ordini, bolle, ricevute, fatture
Applicare tecniche di archiviazione dati aziendali
Applicare tecniche di predisposizione mailing-list
Applicare tecniche di scrittura di testi commerciali
Utilizzare applicativi home banking per pagamenti telematici
Utilizzare format per stesura lettere di credito
Utilizzare masterizzatore
Utilizzare sistemi di navigazione internet
Utilizzare software elaborazione testi (Word o analoghi)
Utilizzare software foglio elettronico (Microsoft Excel, Lotus 123 o analoghi)
Utilizzare software gestione amministrativa
Utilizzare software posta elettronica (Outlook o analoghi)
Utilizzare stampanti professionali
Utilizzare strumentazione a supporto dell’attività d’ufficio (fax, fotocopiatrice)
Utilizzare tecniche di digitazione veloce su tastiera PC
Utilizzare tools per back up